6 советов по настройке системы управления проектами для вашей команды

Компаниям, заинтересованным в инновациях, для процветания требуется межфункциональное командное сотрудничество. Однако без надлежащей поддержки трудно найти всех на одной волне в отношении ролей, сроков и целей проекта. Чтобы ваша команда могла успешно сотрудничать, вам нужен инструмент, который организует проекты от начала до конца. Система управления проектами устраняет препятствия для совместной работы и обеспечивает бесперебойную работу проектов.

Внедрение новой системы управления проектами — это не просто выбор решения. Вам нужно потратить время на поиск подходящего инструмента для совместной работы и его надлежащую интеграцию в вашу среду. Взгляните на приведенные ниже советы, которые помогут вам успешно настроить новую систему управления проектами для вашей команды.

1. Определите свои проблемы

Все системы управления проектами разные. Некоторые из них обращены внутрь, а другие — к клиенту. Некоторые предлагают подробные списки дел, в то время как другие имеют удобные инструменты визуализации, которые помогут вам увидеть прогресс вашего проекта. Поскольку каждая система имеет свои уникальные возможности, важно, чтобы вы определили проблемы своей организации, прежде чем выбирать решение.

Вы можете начать этот процесс, спросив себя, какие проблемы в настоящее время мешают вашей команде работать гладко. Кроме того, рассмотрите любые ограничения, в которых вам нужно работать, такие как бюджет, размер команды и существующее программное обеспечение. Как только вы обозначите насущные проблемы и ограничения компании, вы будете знать, на какие критерии следует обращать внимание при выборе системы управления проектами.

2. Демонстрация каждой системы

Вы не можете знать, какая система управления проектами будет работать лучше всего, прежде чем использовать ее. К счастью, большинство поставщиков программного обеспечения предлагают бесплатную пробную версию перед покупкой. Если определенное программное приложение не предлагает демонстрационный период, это может указывать на то, что компания не уверена в своем продукте. В этом случае лучше отказаться от системы, чем тратить время и деньги.

Чтобы получить хорошее представление о том, какой инструмент лучше всего подходит, протестируйте каждого кандидата с вашей командой. Дайте разным сотрудникам разные уровни разрешений и создайте список задач и подзадач. Чем реалистичнее вы сможете сохранить этот тестовый прогон, тем лучше. Это облегчит просмотр того, как каждая платформа будет работать в обычный рабочий день.

3. Требуйте обратной связи

Новое решение для управления проектами бесполезно, если им никто не пользуется. Вот почему важно, чтобы ваши сотрудники играли ключевую роль в процессе принятия решений . Это поможет вам определить, какое решение лучше всего справляется с проблемами управления проектами.

При сборе отзывов важно опросить тех, кто тестировал различные платформы. Найдите время, чтобы пообщаться с людьми из разных отделов. Это даст вам более целостное представление о том, будет ли новое решение по управлению проектами успешным. Например, вашим торговым представителям может понравиться определенная система программного обеспечения, а вашим маркетологам она покажется неуклюжей. Если обе команды используют программное обеспечение для совместной работы, программа должна быть полезной для них обеих.

4. Предсказать вероятную рентабельность инвестиций

Внедрение нового программного обеспечения для управления проектами сопряжено с некоторыми первоначальными затратами. Цены могут упасть от 600 до 10 000 долларов . Однако правильное решение для управления проектами может помочь выполнять проекты быстрее и проще, повышая производительность ваших сотрудников и увеличивая прибыль. Как только вы узнаете, какие решения ваша команда считает наиболее полезными, вы можете спрогнозировать рентабельность инвестиций каждого из них, чтобы определить победителя.

При определении потенциальной окупаемости программного обеспечения для управления проектами необходимо учитывать не только стоимость инструмента. Если вы в настоящее время используете программное обеспечение для отслеживания времени, сравните, сколько времени раньше занимала передача проекта, и общее количество часов, потраченных на новый инструмент. Приписывая почасовую стоимость сэкономленному времени сотрудников, вы начнете видеть, как каждый инструмент может улучшить вашу прибыль. И не забывайте о нематериальных выгодах, таких как счастье сотрудников, которые также являются важными факторами.

5. Обучите свою команду

Одно из самых сложных препятствий, с которым сталкиваются компании при внедрении новой системы управления проектами, — это кривая обучения сотрудников . Даже если члены команды в восторге от новых инструментов, изменение способа управления проектами и изучение новой системы представляют собой препятствия. Чтобы избежать разочарований и упростить интеграцию, проведите для них системное обучение.

Прежде чем начать, определите, какое обучение потребуется каждому члену команды. Сотруднику с расширенными уровнями разрешений, скорее всего, потребуется больше инструкций, чем сотруднику с базовыми уровнями разрешений. Убедитесь, что у всех сотрудников, взаимодействующих с этой новой системой, есть несколько часов для ознакомления с программным обеспечением. Если вы обнаружите, что люди сталкиваются с проблемами, вам может потребоваться настроить управляемую демонстрацию с поставщиком программного обеспечения.

6. Создайте банк знаний

Обучение работе с программным обеспечением — это не одноразовый процесс. Изучение нового программного обеспечения может быть ошеломляющим, и есть вероятность, что ваши сотрудники не вспомнят всех деталей. Кроме того, новые сотрудники не будут знакомы с выбранной вами системой управления проектами, и им потребуется собственное обучение. Вот тут-то и пригодится банк знаний.

Банк знаний — это внутренний ресурс, к которому сотрудники могут обратиться, если у них возникнут вопросы о программном обеспечении или процессах. Эти ресурсы могут включать документы по рабочим процессам, контрольные списки, обучающие видеоролики и страницы часто задаваемых вопросов. Предоставление сотрудникам этих ресурсов способствует постоянному обучению и предотвращает препятствия на пути реализации проекта.

Межфункциональное командное сотрудничество имеет важное значение для инновационного бизнеса. С помощью системы управления проектами вы можете поддерживать общение и повышать производительность своей команды. Однако, если вы хотите настроить новую систему на успех, вам нужно выбрать правильное решение и правильно его внедрить.