Однообразные повторяющиеся задачи перед компьютером могут стать серьезным препятствием на пути к успеху любой компании, особенно если они демотивируют тех, кто их выполняет. Однако сегодня технологическая эволюция предлагает простые, но мощные инструменты, которые превращают демотивацию из-за рутины в возможности для развития.

Один из основных принципов эффективности заключается в способности выполнять задачи быстро, гибко и активно, постоянно сосредотачиваясь на достижении целей. Даже если они связаны с постоянным выполнением повторяющихся действий.

Рассмотрим, например, случай ИТ-специалиста, который должен выполнять мониторинг и анализировать состояние инфраструктуры в течение дня, превращая свои часы перед компьютером в нудный, утомительный хотя и не очень сложный рабочий день.

Как сделать так, чтобы эта деятельность не теряла действенности и эффективности из-за монотонного повторения одних и тех же процессов изо дня в день? Самое главное, как мы можем предотвратить эти действия, превращающие их в ошибки упущения или небрежности? Ответ прост: автоматизировав процесс с помощью новых цифровых инструментов.

Речь не идет об изобретении велосипеда или использовании «космических технологий». Имея уже разработанные и подходящие под выбор инструменты, мы можем легко применять автоматизацию процессов, обеспечивая значительные преимущества для общей эффективности компании.

ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Как специализированная пресса, так и лидеры общественного мнения в мире ИТ согласны с тем, что автоматизация процессов позволяет компаниям добиться значительных успехов в пяти ключевых областях:

1. снижение затрат,
2. повышение производительности,
3. повышение доступности,
4. высокая надежность
5. и максимальная производительность.

Подробно разберите каждый из них:

1. Снижение затрат

Сегодня каждый бизнес или организация сталкивается с постоянным глобальным давлением, требующим повышения прибыльности. Следовательно, основным способом решения этой задачи является снижение операционных расходов, но без негативного влияния на всю компанию.

Лучшая альтернатива этому шагу без вредных побочных эффектов — внедрение программного обеспечения для автоматизации. Это позволяет оптимизировать повседневную работу, а также удовлетворить клиента или конечного пользователя, одновременно снижая эксплуатационные расходы, связанные с нецелевым использованием ресурсов и активов.

Учитывая высокую стоимость найма оперативного персонала на рутинные не очень сложные задачи, с высоким уровнем демотивации и большим риском ошибок, вариант автоматизации – не только необходимый, но и логичный. Недавние оценки показывают, что потери из-за ошибок операционного персонала могут составлять до 71% общих операционных расходов компании.

2. Повышение производительности

Это параметр такой же или большей важности, чем предыдущий, потому что по мере роста технологических потребностей организации возрастает и потребность в поддержании ее производственного ритма, без потерь из-за проблем ручного труда.

Это высокий риск, потому что распространение программного обеспечения для повышения производительности рутинных процессов или автоматизация нового оборудования и технологий для различных областей компании перегружает работу ИТ-специалистов, заставляя их выполнять больше повседневных задач. И многие из них, действительно, однообразны и рутинны.

Точно так же, чем больше сотрудники используют компьютеры, тем больше требований они предъявляют к ИТ-системам. Все это способствует снижению производительности ИТ-департамента просто потому, что ИТ-персонал не может справиться с этими многочисленными источниками потенциальных проблем.

Автоматизация процессов может решить эти проблемы несколькими способами. Например, программное обеспечение для планирования задач оптимизирует производительность, автоматизируя проверку оборудования и выполняемых им задач, при этом техническому специалисту не приходится выполнять эту задачу в полевых условиях каждую минуту. Кроме того, это предотвращает простаивание компьютеров между перерывами между задачами.

Эти преимущества не только экономят время и деньги, устраняя тупиковые ситуации, но и минимизируют вмешательство операторов. На самом деле, в некоторых случаях можно даже сократить многие часы всего процесса, что позволяет обрабатывать большее количество операций за меньшее время, значительно улучшая использование всей системы.

Например, после того, как график работы установлен, программное обеспечение автоматизации выполняет соответствующие команды с большей точностью и в правильной последовательности. Это исключает ошибки, которые оператор может совершать во всех рутинных задачах.

Кроме того, позволяет более точно спланировать порядок выполнения работ. При этом предусмотреть возможность проведения анализа «а что, если…». Это также позволяет внести положительные изменения в автоматизацию.

3. Доступность

Бизнес становится все более и более зависимым от компьютеров. И это не просто клише. Ежедневно практически весь бизнес осуществляется через онлайн-системы, такие как, например, выдача заказов на покупку, резервирование, платежи, инструкции по сборке, руководства по отправке и большое количество других операций.

Следовательно, если по какой-то причине компьютерное оборудование выходит из строя или недоступно, то бизнес рушится, как это произошло, например, с недавними компьютерными атаками, которым подверглись крупные банковские учреждения.

Если раньше можно было допустить, что компьютеры будут недоступны в течение нескольких часов, то сегодня, когда огромный объем операций, размещенных на серверах и в облаке, прерывает единственную критическую систему в этой цепочке (заказы на покупку, платежи или руководства логистам, и это лишь некоторые из них), даже в течение нескольких минут – это ведёт к миллионым убыткам. Не считая непоправимого ущерба репутации компании.

Это побуждает ИТ-отделы к тому, чтобы среди их основных целей была высокая доступность осуществления персоналом своих штатных операций. На самом деле текущий идеальный стандарт эффективности — это стандарт, предлагаемый ЦОД уровня IV, известный как «четыре девятки» (99,99 %) доступности или «непрерывной доступности».

Другими словами, компания не может позволить себе ни секунды потери непрерывности своей работы, и в этот момент автоматизация операций является ценной поддержкой.

Возьмем, к примеру, простой случай. Если диск вышел из строя, а ответственные за него специалисты не выполнили соответствующее резервное копирование (потому что «забыли» выполнить рутинную задачу), компания столкнулась с очень высокой кризисной ситуацией. С другой стороны, автоматизация процессов обеспечивает постоянное и бесперебойное резервное копирование всей важной информации либо на собственные серверы, либо в облако. Это обеспечивает большую защиту от потенциальных аварий, таких как потеря дисков или непредвиденное повреждение системы, вызванное человеческим фактором.

В сетевой среде автоматизация процессов также имеет прямые преимущества для централизованного управления. В этих случаях удаленное программное обеспечение позволяет, например, одному оператору контролировать всю сеть через центральную консоль. Это обеспечивает более быстрое обнаружение и устранение проблем, вызванных возможными сбоями в критических функциях.

4. Надежность

Наряду с повышенной производительностью и эффективностью, надежность является главным преимуществом среди многих улучшений, обеспечиваемых адекватной автоматизацией процессов. Фактически, статус «краеугольного камня» любого ИТ-подразделения предотвращает путаницу или хаос в системах и соответствующее умножение пользователей, недовольных сервисом.

Сложность обеспечения высокого уровня доверия к ИТ департаменту заключается именно в том, что ИТ-специалисты сегодня работают в среде, требующей очень продвинутых навыков (таких как освоение сложных информационных систем для анализа и решения проблем по мере их возникновения). Однако в то же время им приходится работать над сценариями рутинных и демотивирующих действий (таких как UX/UI, как пример).

Это выливается в большую вероятность совершения ошибок и, как следствие, меньшую уверенность в своих действиях. Напротив, автоматизированные процессы гарантируют, что эти рутинные задачи не будут забыты или не закончатся, что введенные данные верны, и выдерживают любую дополнительную специальную необходимую проверку и обработку.

Мы можем добиться решающего преимущества, если будем применять процесс автоматизации в сетях из множества территориально разнесенных систем, с проблемами связи, комплексную обработку локальных сетей и кросс-интегрированных информационных систем, где вероятность возникновения ошибок возрастает в геометрической прогрессии.

В высоконагруженной операционной среде программное обеспечение для автоматизации операций не просто необходимо, оно жизненно необходимо, поскольку позволяет динамично и разумно управлять сложными потоками задач пользователей. Таким образом, критически важные функции компании, такие как продажи, логистическое сопровождение и обеспечение связи с клиентами, среди прочего, будут выполняться намного надежнее. При этом риск ошибок минимален, а обслуживающий персонал свободен от выполнения утомительных, скучных и ручных задач, ведущих к демотивации.

5. Производительность

Технологические достижения обеспечивают более быстрое удовлетворение клиентов через продажи услуг и товаров и снижение затрат этой операционной деятельности. Однако рутинная монотонная работа выливается, как это ни парадоксально, в сильные перегрузки персонала, которые в целом превышают ИТ-возможности компаний.

Для исправления этого недостатка требуются значительные ресурсы, но не у всех организаций есть бюджет для обновления своего оборудования или систем. Столкнувшись с такой дилеммой, лучший вариант — настроить и перенастроить систему для повышения производительности.

Однако для этого требуется высококвалифицированные бизнес-аналитики и специалисты информационных систем, который, как правило, дороги и не доступны постоянно и непрерывно 24 часа в сутки. Более того, если система реконфигурируется для работы с новыми рабочими нагрузками, постепенное ежедневное увеличение выполнения одних и тех же сложных задач приводит к тому, что эти конфигурации очень скоро перестают быть оптимальными и требуют нового аудита.

Можно решить все эти проблемы быстро, своевременно и эффективно с помощью программного обеспечения для автоматизации, если оно способно повысить операционную производительность, когда этого требуют требования компании.

ОСНОВНЫЕ ПРЕПЯТСТВИЯ

Несмотря на многочисленные преимущества автоматизации процессов, такие как повышение производительности, надежности, доступности, производительности и снижение эксплуатационных расходов, внедрение не всегда проходит просто. На самом деле, чтобы достичь цели, мы должны пройти сложный путь, который, как правило, предполагает преодоление различных ловушек и препятствий.

Любопытно, что сами компании не могут определиться с причинами задержек этой необходимой технологической эволюции. Наиболее распространенными ответами являются нехватка бюджета, времени, опыта бизнес-аналитиков, квалификации специалистов конфигурирования информационных систем или операционного персонала.

Помимо разнообразия причин или проблем, препятствия для отсрочки или неприменения автоматизации процессов можно разделить на две основные категории: затраты и люди.

А. ЗАТРАТЫ

Доступность и надежность, которые предлагает автоматизация, должны быть более чем убедительными аргументами для продолжения ее внедрения и оправдания ее стоимости. Однако не следует забывать, что по мере реализации проекта могут вступить в силу дополнительные стоимостные факторы (потребность в новом оборудовании, увеличение штата аналитиков и программистов, расширение инфраструктуры поддержки и т. д.).

Тем не менее, в центре внимания находятся не только большие расходы, но и общее улучшение работы компании и лучший сервис, который будет предоставляться конечным клиентам. Следовательно, по мере оптимизации качества обслуживания благодаря программному обеспечению для автоматизации связанные с этим расходы также уменьшатся.

Это также означает принятие решения профессионального уровня, всегда продуманного с учетом долгосрочного стратегического мышления. Применение решений автоматизации собственной разработки для непосредственных целей может принести сиюминутные успехи, но их возможности будут слишком ограничены. Кроме того, эти типы систем часто выходят из строя из-за обслуживания и необходимости применения постоянных улучшений для поддержания и расширения проекта.

Главное — идти по правильному пути с самого начала. Другими словами, выберите программное обеспечение для автоматизации корпоративного уровня, которое эффективно соответствует долгосрочным стратегическим целям компании. Как пример такого программного обеспечения в России – КлиК:CRM&ERP (http://sysclick.ru)

Б. ЛЮДИ

Поскольку автоматизация процессов становится важной необходимостью для бизнес-среды, ее применение сталкивается с растущим беспокойством, а иногда и с сопротивлением со стороны многочисленных системных операторов и операционного персонала, которые видят в ней «прямую угрозу» своим рабочим местам.

Следовательно, необходимо иметь четкую стратегию для решения проблем сопротивляемости персонала и, таким образом, добиться их приверженности проекту.

Ключевым моментом на этом этапе является изменение роли сотрудников ИТ департамента, наделение их новыми обязанностями, такими как анализ операций, технический надзор за сетями или роль администраторов ПК, среди других возможных вариантов.

Точно так же руководство компании должно сознательно исходить из того, что автоматизация процессов предоставляет ценную возможность для создания и предоставления сотрудникам новых навыков в соответствии с задачами цифровой трансформации.

Задача, которая идет рука об руку с необходимостью внести свой вклад в развитие и совершенствование человеческих талантов, чтобы все сотрудники присоединились к этому проекту с энтузиазмом, мотивацией и чувством приверженности делу.