Стройка/Строительство дорог/Сколько вы должны потратить на автоматизацию рабочего процесса?

Сколько вы должны потратить на автоматизацию рабочего процесса?

Одним из многих преимуществ автоматизации рабочего процесса является экономия средств организации при успешном завершении проектов автоматизации и дальнейшем использовании результатов этих проектов.

Многие организации и отрасли внедряют автоматизацию, чтобы минимизировать производственные затраты и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на рутину и операционные действия.

В отчете McKinsey and Company о будущем автоматизации говорится, что 60% всех профессий автоматизированы как минимум на одну треть своей деятельности.

Но сколько денег действительно сэкономит автоматизация, особенно когда речь идет об инвестициях в инструмент автоматизации рабочего процесса?

Не существует точной формулы экономии средств, но есть несколько ключевых подразделений в вашей организации, на которые вы можете обратить внимание, чтобы найти ответ.

1. Затраты на человеческий труд

Автоматизация предназначена для замены или помощи человеческим рукам, когда дело доходит до выполнения рутинных задач.

В некоторых случаях участие сотрудников в определенных процессах может быть полностью исключено. В других случаях работа работника сводится только к самому необходимому.

Это означает, что сотрудники должны иметь возможность сосредоточиться на задачах, проектах и ​​идеях, с которыми не могут справиться машины или автоматизированные процессы.

Идея состоит в том, что с автоматизацией сотрудники эффективнее тратят свое время, что позволяет сэкономить на трудозатратах.

Насколько же автоматизация рабочего процесса экономит затраты на рабочую силу? Это зависит от нескольких факторов.

Во-первых, вы должны понять, сколько платят среднему рабочему за его или ее должность.

Например, средняя стоимость производственной рабочей силы в США колебалась где-то около 38 долларов в 2015 году и, по прогнозам, вырастет до 49,6 в 2022 году.

Вы можете рассчитать эти расходы на основе того, что вы уже платите своим сотрудникам.

Или, если вы еще не наняли кого-то для заполнения данных и вам интересно, сколько сэкономит автоматизация, вы можете посмотреть на затраты на рабочую силу в отрасли.

Такие сайты, как Glassdoor, могут помочь вам получить представление о средней стоимости рабочей силы в каждой отрасли.

Затем вы можете умножить почасовую ставку на количество часов, которое потребуется для выполнения того или иного процесса.

Почасовая ставка х рабочее время = стоимость рабочей силы

Сложность заключается в том, чтобы определить, сколько времени ваши инструменты автоматизации сэкономят на той или иной задаче, процессе или проекте.

Если у вас уже есть доступ к инструменту автоматизации рабочего процесса или демо-версии, вы можете запустить задачу и рассчитать время проекта. В противном случае вам, возможно, придется запросить у поставщика примерное время выполнения конкретных задач.

Определив потенциальную экономию (это будет оценка, так как получить точную цифру сложно), вы можете вычесть ее из текущих затрат на оплату труда.

Затраты на оплату труда – экономия затрат на автоматизацию = общая экономия затрат

Например, предположим, что в настоящее время вы нанимаете кого-то (за 12 долларов в час) для загрузки резюме в вашу систему управления персоналом, что занимает примерно час в месяц.

Ваши ежегодные затраты на эту задачу составят 144 доллара (12 долларов x 12 часов в год).

Предположим, что автоматизация сокращает этот час в месяц до 5 минут или одного часа в год. Это немедленная экономия средств в размере более 100 долларов за одну задачу.

Более длительные задачи и процессы — отчеты, процессы утверждения, отправка уведомлений и т. д. — могут сэкономить до тысячи долларов в течение года.

Сопоставление всех этих затрат с ежемесячной или годовой стоимостью инструмента автоматизации может помочь вам понять, стоит ли использовать этот инструмент.

Если вы экономите только на нескольких небольших задачах, это может быть того не стоит. Но для многих мелких или крупных задач экономия средств может быть значительной.

2. Потеря времени

Еще одним фактором, который необходимо учитывать при расчете затрат на оплату труда, является потеря времени.

Время, потраченное впустую на человеческие ошибки или недопонимание, может суммироваться в дополнение к регулярной почасовой оплате или зарплате, которую получают ваши сотрудники.

Другие факторы, влияющие на потерю времени, могут включать:

  • Незапланированные перерывы
  • Болезнь или неожиданное отсутствие
  • Непродуктивное рабочее время (проведенное в социальных сетях, по телефону и т. д.)
  • Преувеличения в табеле учета рабочего времени или плохая отчетность о времени

Фактически, 13% продуктивности сотрудников теряется только из-за социальных сетей.

Подсчитать количество потерянного времени для вашей организации может быть сложно. 

Сравните расчетное время, которое потребуется средству автоматизации для выполнения задачи, и время, которое потребуется сотруднику, включая любые перерывы, ошибки, сбои в доступе к ПО и другие факторы потери времени.

Вы сможете примерно определить, сколько времени (и затрат на заработную плату) вы сэкономите, добавив автоматизацию.

Ваш инструмент автоматизации не делает перерывов для публикации в Twitter. (Если, конечно, это то, для чего он предназначен.)

Важно помнить об этом, когда решаете, стоит ли выбирать автоматизацию рабочего процесса. В отличие от сотрудников, автоматизация редко тратит время впустую.

3. Операционные узкие места

Потеря времени также может произойти из-за "нечеловеческих" событий.

Такие вещи, как отсутствие тонера в принтере, застревание бумаги, ошибки загрузки и поломки корпоративного транспорта, могут повлиять на ваши общие расходы.

Опять же, может быть сложно вычислить конкретную сумму, поскольку сбои не всегда случаются, когда вы их ожидаете (в идеале их вообще не должно быть). Может быть трудно планировать ошибки.

В этом случае лучше всего посмотреть свою операционную историю. Сколько ошибок сотрудники сделали в прошлом году? А за последние пять лет?

Рассчитайте среднюю стоимость любых проблемных мест (затраты на замену деталей, затраты на возмещение клиентам и т. д.), чтобы получить четкое представление о потерях времени и затратах, связанных с вашими операциями.

Автоматизация не всегда может помочь здесь, но в некоторых случаях целые программные системы могут быть заменены программным обеспечением для решения рутинных вопросов.

Узкие места в рабочем процессе также могут повлиять на затраты.

Если ваш рабочий процесс не предназначен для быстрой доставки продукта конечному пользователю (например, без нескольких этапов утверждения), то автоматизация (и картирование рабочего процесса), безусловно, может помочь предотвратить возникновение этих узких мест.

Также важно потратить время на то, чтобы действительно интегрировать любое программное обеспечение для автоматизации в вашу систему, чтобы увидеть, как оно экономит ваше время и деньги.

Вы должны посмотреть на свои операционные расходы за 3-6 месяцев до и после использования инструмента автоматизации, чтобы убедиться, что он действительно эффективен.

В одном отчете от Ascend2 говорится, что требуется от 4 до 6 месяцев, чтобы увидеть все преимущества вашего инструмента автоматизации.

Если вы постоянно отстаете в определенных проектах, процессах или задачах, автоматизация может помочь устранить эти пробелы. Он должен быть виден вам в отчетах о годовом бюджете.

Выводы

В идеале ваш инструмент автоматизации рабочего процесса сэкономит вам больше, чем если бы сотрудник выполнял ту же задачу.

Если вам нужно автоматизировать всего несколько задач, возможно, не стоит тратить сотни на инструмент автоматизации.

Или вы можете рассмотреть возможность использования более простого или дешевого инструмента автоматизации для выполнения этих задач.

Если вы видите, что тратите больше на задачи и процессы, которые можно легко автоматизировать, то инвестиции в более серьезный инструмент автоматизации рабочих процессов окупятся в долгосрочной перспективе.

Опять же, инструменты автоматизации рабочего процесса могут быть использованы для уменьшения объема работы, которую может выполнять сотрудник, или полностью заменить его работу.

В любом случае, убедитесь, что вы принимаете во внимание такие факторы, как потеря времени, при расчете затрат на рабочую силу, чтобы сравнить их с экономией затрат на автоматизацию.

Ниже Вы можете высказаться по теме или оставить свои вопросы - узнайте больше информации!
Роль корпоративной интеграции в цифровой трансформации

Роль корпоративной интеграции в цифровой трансформации
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Цифровая трансформация быстро стала повсеместной в мире бизнеса. Цифровые технологии влияют на то, как организации ...
Мудрая Сова
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Управление изменениями для внедрения CRM/ERP: тематическое исследование

Управление изменениями для внедрения CRM/ERP: тематическое исследование
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Наш опыт показывает, что управление изменениями, связанными с технологиями, может быть успешным только при условии поним...
Мудрая Сова
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Платные Экспресс-полосы на примере I-75 (США) - зачем, что это такое, что даёт

Платные Экспресс-полосы на примере I-75 (США) - зачем, что это такое, что даёт
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Что такое 75 экспресс-полос?75 экспресс-полос — это дополнительные полосы движения, расположенные на I-75, которые клиен...
Логоваз Иванович
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Электрические системы и перспектива искусственной среды

Электрические системы и перспектива искусственной среды
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

От рабочего места до образования «гибкость» является модным словом в настоящее время в вертикальном проектировании здани...
Самоучка
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
person Опубликовал(а): Сергей Островский
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Оцените статью:
person group filter_1
Ширина охвата темы
0
0
0
Глубина
0
0
0
Оценка автору
0
0
0

Чтобы увидеть комментарии, или написать свой, авторизуйтесь.

ВНИМАНИЕ: факты и мнения, высказанные в этой статье, являются личным мнением автора. BeText.ru не несет никакой ответственности за точность, полноту, пригодность или достоверность любой информации в этой статье.