Исследования доказывают, что вашему мозгу нужны перерывы

Новые опции помогут сократить время простоя между встречами

В нашем последнем исследовании активности мозговых волн исследователи подтвердили то, что многие люди чувствуют на собственном опыте: последовательные виртуальные встречи вызывают стресс. Но исследование также указывает на простое средство — короткие перерывы.

«Наши исследования показывают, что перерывы важны не только для того, чтобы мы меньше уставали к концу дня, но и для того, чтобы действительно улучшить нашу способность сосредоточиться и участвовать во время этих встреч», — говорит Майкл Бохан, старший директор группы Microsoft Human Factors Engineering, который курировал проект.

Настройки в Microsoft Outlookупростите и автоматизируйте выделение этих необходимых перерывов между спиной к спине, и, поскольку мы знаем, что один размер не подходит всем, у компаний есть два варианта. Отдельные лица могут установить параметры планирования по умолчанию, которые автоматически сокращают запланированные встречи. И теперь у клиентов есть возможность установить параметры планирования по умолчанию для всей организации, которые сокращают встречи и создают пространство для перерывов для всех в компании.

«Совещания подряд, которые стали нормой за последние 12 месяцев, просто не являются устойчивыми, — говорит Джаред Спатаро, CVP, Microsoft 365. — Outlook и Microsoft Teams используются миллионами людей по всему миру, и это небольшое изменение может помочь клиентам разработать новые культурные нормы и улучшить благосостояние для всех».

Здесь, в Microsoft, поскольку у нас много сотрудников, выполняющих различные функции по всему миру, мы призываем отдельных лиц включать этот параметр, если он работает для них и их команды. И по мере того, как мы переходим на гибридную работу, мы продолжим учиться и искать способы улучшить нашу совместную работу в этом новом, более цифровом мире.

Дело о перерывах: что говорят исследования

По мере того, как пандемия нарушала рутину и повышала цифровую интенсивность рабочих дней, сотни исследователей из Microsoft собрались вместе, чтобы изучить, как меняется работа, собрав один из крупнейших в мире массивов исследований по этому вопросу.

Наше последнее исследование основано на этой работе. Лаборатория человеческого фактора Майкрософт стремилась найти решение для борьбы с усталостью — насущной проблемой в нашу новую эру удаленной и гибридной работы. Исследователи из лаборатории, которая исследует, как люди взаимодействуют с технологиями, попросили 14 человек принять участие в видеовстречах, надев оборудование для электроэнцефалограммы (ЭЭГ) — кепку для мониторинга электрической активности в их мозгу.

Каждый из 14 добровольцев участвовал в двух разных собраниях. В один из дней они посетили четыре получасовых совещания подряд, каждое из которых было посвящено разным задачам — например, разработке планировки офиса или составлению маркетингового плана. В другой день четыре получасовых встречи перемежались 10-минутными перерывами. Вместо того, чтобы торопливо прыгать с одной встречи на другую, участники в перерывах медитировали с помощью приложения Headspace.

Чтобы обеспечить точность данных, всем участникам, делавшим перерывы, было назначено одно и то же занятие в свободное время — в данном случае медитация, — чтобы результаты были сопоставимы. Заседания проходили два понедельника подряд; некоторые участники начинали с подряд, у других были перерывы между встречами, а на следующей неделе они менялись. У нас также были дополнительные люди, присоединившиеся к встречам с субъектами исследования, чтобы смоделировать типичный день взаимодействия с различными командами.

Исследование показало три основных вывода.

1. Перерывы между встречами позволяют мозгу «перезагрузиться», снижая кумулятивное накопление стресса во время встреч.

Как мы видели в предыдущих исследованиях, за два часа последовательных встреч средняя активность бета-волн, связанных со стрессом, со временем увеличивалась. Другими словами, стресс продолжал накапливаться.

Но когда участникам дали возможность отдохнуть с помощью медитации, бета-активность упала, что позволило «перезагрузиться». Этот сброс означал, что участники начали свою следующую встречу в более расслабленном состоянии. Это также означало, что средний уровень бета-волн оставался стабильным на протяжении четырех встреч, без нарастания стресса, даже если продолжались четыре видеозвонка.

Противоядие от усталости простое: короткие перерывы.

2. Совещания подряд могут снизить вашу способность концентрироваться и участвовать.

Когда у участников были перерывы на медитацию, паттерны мозговых волн показывали положительные уровни фронтальной альфа-асимметрии, что коррелирует с более высокой вовлеченностью во время встречи. Без перерывов уровни были отрицательными, что свидетельствовало о том, что участники были удалены или менее вовлечены в встречу. Это показывает, что когда мозг испытывает стресс, ему труднее оставаться сосредоточенным и вовлеченным.

В общем, перерывы не только полезны для самочувствия, но и улучшают нашу способность выполнять свою работу наилучшим образом.

3. Переход между встречами может быть источником сильного стресса.

Для участников, лишенных перерывов, исследователи также заметили, что переходный период между звонками вызывал всплеск бета-активности или уровня стресса.

Это может быть связано с тем, что «вы подходите к концу встречи, зная, что скоро начнется еще одна, и вам придется переключиться и использовать свой мозг, чтобы серьезно подумать о чем-то другом», — говорит Бохан.

Для этих участников активность бета-волн снова подскочила, когда начались новые проверки. Напротив, когда люди делали перерывы на медитацию, рост бета-активности снижался между встречами, а рост в начале следующей встречи был намного мягче и плавнее.

Вывод: перерывы, даже короткие, важны для того, чтобы переходы между встречами были менее напряженными.

«Что делает это исследование таким мощным и понятным, так это то, что мы эффективно визуализируем для людей то, что они феноменологически переживают внутри», — говорит Бохан. «Это не абстракция — как раз наоборот. Это научное выражение стресса и усталости, которые люди испытывают, работая спина к спине».

Как мы адаптируем наши продукты и практики

Эти результаты помогли сообщить параметры в Outlook, которые позволяют отдельным лицам или организациям устанавливать значения по умолчанию, которые сокращают 5, 10 или 15 минут совещаний Microsoft Teams, чтобы вырезать перерывы между разговорами.

Например, человек или компания могут решить начать свои встречи через пять минут после часа или получаса, чтобы 30-минутные проверки сократились до 25 минут, а часовые разговоры сократились до 55 минут. Это означает, что получасовая встреча, которая должна была начаться в 11:00, станет 25-минутной, начавшейся в 11:05.

Это изменение подтверждается не только исследованиями мозга. Цифровая перегрузка стала актуальной проблемой в новую эру удаленной и гибридной работы. В опубликованном в марте индексе рабочих тенденций Microsoft за 2021 год 54 процента респондентов глобального внешнего опроса заявили, что чувствуют себя переутомленными, а 39 процентов назвали себя полностью истощенными.

За последний год мы внедрили несколько новых возможностей для повышения благополучия в это время быстрых перемен. Режим «Вместе» в Microsoft Teams помогает бороться с усталостью от совещаний; виртуальные поездки помогают восстановить границы между работой и домом; а интеграция Headspace с приложением Microsoft Viva Insights способствует осознанности. Этот новый параметр Outlook — следующий шаг на пути к благополучию, и впереди еще больше.

И последнее замечание: если вы используете новую настройку в Outlook для создания перерывов между собраниями, подумайте о том, чтобы отойти от компьютера. «Постарайтесь не использовать эти пять или 10 минут, чтобы втиснуться в какую-то другую работу», — говорит Бохан. «Переведите дыхание и отдохните от экрана».

Стратегии успешного проведения перерывов и преодоления усталости от совещаний

Поскольку мы знаем, что легче сказать, чем сделать, найти место для перерыва, мы собрали несколько подкрепленных исследованиями советов о том, как выделить время для паузы, извлечь максимальную пользу из моментов передышки и сделать встречи более эффективными и заряжающими энергией.

Измените свое мышление. Хотя может показаться более продуктивным работать в режиме подряд, исследования показывают, что верно обратное. Рассматривайте перерывы в работе за компьютером как неотъемлемую часть рабочего дня.

Найдите занятия в перерывах, которые успокаивают ваш разум. Медитация — один из эффективных способов расслабиться и восстановить силы между встречами, но другие исследования показывают, что физическая активность, такая как ходьба, также полезна. Прошлые исследования Microsoft показывают, что рисование или чтение чего-то приятного также приносит пользу. «Это может быть все, что отвлекает вас от дел, связанных с работой, и сосредотачивает его на том, что, по вашему мнению, расслабляет», — говорит Бохан. Это поможет вам освежиться и зарядиться энергией, когда вы начнете следующую встречу.

Создайте еще больше времени для перерывов, рассмотрев другие способы общения. Прежде чем назначить видеозвонок, сделайте паузу и спросите себя: действительно ли нам нужна встреча по этому вопросу? Для более динамичных, творческих или эмоциональных тем может потребоваться собрание, в то время как для проверки состояния и информационных тем могут быть полезны совместная работа над документами, канал Teams или электронная почта. Другие простые задачи можно решить в чате. Узнайте больше о создании времени для перерывов.

Делайте встречи более целенаправленными. Лучшие — и часто самые короткие — встречи более преднамеренны. Лучшие практики, такие как создание и отправка повестки дня заранее, внимательное отношение к участникам, своевременное начало и остановка, а также переход к подведению итогов в последние пять минут, облегчат достижение ваших целей за меньшее время. Узнайте больше о намеренных встречах.

Держите участников вовлеченными и энергичными. На виртуальных встречах может быть сложно подключиться удаленно. Модератор может помочь обеспечить включение удаленных участников. Такие функции, как «Поднимите руку», «Доска» и «Комнаты отдыха» в Microsoft Teams, — это отличные способы использования технологий для проведения творческих и стратегических обсуждений.