Бизнес/CRM & XRM/Внедрение ERP: знание плана, процесса, составления бюджета, обучения и многого другого

Внедрение ERP: знание плана, процесса, составления бюджета, обучения и многого другого

Внедрение ERP требует больше планирования и составления бюджета, чем свадьба. Так же, как и брак, без надлежащей подготовки и планирования он часто заканчивается неудачей. Независимо от того, являетесь ли вы ветераном программного обеспечения ERP , обновляющим вашу текущую систему, или новичком, нет никаких сомнений в том, что этот процесс будет интенсивным.

Не бойтесь — в этой статье вы узнаете все тонкости внедрения, в том числе шаги, которые необходимо предпринять, как избежать неудач, а также мнения лидеров отрасли.

Что такое внедрение ERP?

Внедрение ERP-системы — это процесс сбора требований вашего бизнеса, выбора программного обеспечения, выбора варианта развертывания, переноса данных, обучения пользователей, ввода в эксплуатацию и управления поддержкой. Эти шаги необходимы для интеграции системы ERP с практиками вашей организации.

Организация может захотеть внедрить ERP-систему по разным причинам, например, для оптимизации операций, сокращения ручного труда, повышения удовлетворенности клиентов или объединения бизнес-процессов. Некоторыми отраслями, использующими программное обеспечение ERP, являются розничная торговля, производство , дистрибуция , фармацевтика, технологии, аэрокосмическая промышленность и оборона, гостиничный бизнес, бухгалтерский учет и строительство .

Неудачи

Прежде чем мы углубимся в процесс, нам нужно признать неприятный факт: внедрение ERP-систем часто терпит неудачу по многим причинам:

  • Превышение бюджета
  • Отсутствие правильной команды внедрения
  • Наличие нереалистичных ожиданий
  • Отсутствие твердого практического плана
  • И более.

Кажется, что сбои ERP сейчас являются горячей темой в этом пространстве. Может быть, это потому, что раньше их заметали под ковер, или, может быть, это просто потому, что сейчас в отрасли больше прозрачности. Причина неудач почти всегда кроется в сбое в кадровой части процесса. Иногда программное обеспечение действительно не подходит, но это может быть связано с процессом продаж и установлением нереалистичных ожиданий. В других случаях проект спешит, чтобы уложиться в произвольный срок, и углы срезаны. А иногда конечные пользователи не обучены должным образом. Корень неудач можно проследить до своего рода неправильного управления процессом. Вот почему важно иметь стороннего менеджера проекта, а также заинтересованных лиц из бизнеса и партнера по внедрению».

Утверждения выше здесь подводят нас к другому моменту, а именно к тому, что неудачи обычно можно отнести к ошибке. К сожалению, есть много потенциальных ошибок, которые можно сделать.

Одна из самых больших ошибок, которые я видел, связана со старой шуткой о том, что если вы хотите что-то быстрое, дешевое и качественное, вы можете реально получить только два из трех. Это не мешает людям хотеть все три, и это не мешает некоторым системным интеграторам рекламировать, что они могут реализовать все три. И к чему это на самом деле сводится, так это к ошибке неправильных ожиданий. Каждый должен знать, что, приступая к проекту, он должен реально знать, сколько времени это займет и сколько будет стоить правильное выполнение.

Вторая самая большая ошибка — не стать владельцем ERP-системы. Я видел компании, которые в разговоре с консультантами использовали термин «ваше программное обеспечение». Важно заранее понять, что при покупке ERP-системы она должна принадлежать вам. Это набор инструментов, которые позволяют вам достичь того, чего вы хотите достичь. Пока существует восприятие, что кто-то другой «отвечает» за это, оно никогда не будет успешным, и принятие будет низким».

Помимо неоправданных ожиданий и отсутствия сопричастности, мы могли бы добавить множество других потенциальных ошибок, но более продуктивно поговорить о том, как их опередить. Вот несколько способов сделать это:

  • Примите авансовые инвестиции времени и денег
  • Включайте конечных пользователей на каждом этапе пути
  • Тщательно соберите свои требования, будьте избирательны с поставщиками и выберите отраслевое решение (если применимо).
  • Надейтесь на лучшее и планируйте худшее, особенно в вопросах составления бюджета и технического обслуживания.
  • Создайте надежный план управления изменениями
  • Связь между всеми отделами
  • Убедитесь, что у вас есть поддержка исполнительной команды
  • Продолжайте использовать свою ERP-систему; не возвращайтесь к старым бизнес-процессам

Теперь, когда у нас есть плохие новости, давайте углубимся в этапы внедрения ERP.

Выбор программного обеспечения

Первым шагом процесса является выбор программного обеспечения ERP. Мы разработали девятиступенчатую систему под названием « Бережливый выбор » , которая лучше направляет процесс выбора, чтобы у вас было как минимум два-три лучших поставщика для выбора.

Эти этапы бережливого отбора:

  • Учреждать
  • Сотрудничать
  • Определять
  • распространять
  • Оправдывать
  • Доказывать
  • Классифицировать
  • Вести переговоры
  • Знак

Для начала вам нужно установить, зачем вам нужна ERP-система и каковы ваши бизнес-цели при внедрении системы; это также известно как сбор требований. Хотя технически выбор программного обеспечения предшествует началу процесса внедрения, эти цели играют неотъемлемую роль и сформируют остальную часть процесса внедрения ERP. Не относитесь к этому легкомысленно!

Наши шаблоны требований могут помочь вам определить, что вы ищете в системе ERP, и, в свою очередь, какие функции программного обеспечения следует искать у поставщика. Помимо функций, вам необходимо рассмотреть методы развертывания или выбрать облачный, локальный или гибридный вариант развертывания.

Если вы решите перейти на облачную ERP , это изменит (и, как правило, упростит) остальную часть процесса внедрения. Облачная ERP обычно предоставляет меньше вариантов настройки и имеет меньшую первоначальную стоимость, поскольку они оплачиваются на основе подписки.


Облако изменило реализацию ERP. Нет программного обеспечения для установки, обслуживания или обновления. Это просто подписка, а далее всем будет управлять вендор, включая регулярные бесплатные обновления с новыми функциями и инновациями. Таким образом, внедрение больше не является одноразовым проектом «большого взрыва», а представляет собой непрерывный процесс оценки доступных новых функций, их внедрения в вашей организации для реализации ценности и открытия новых возможностей».

Лучшие организации постоянно совершенствуют свои бизнес-процессы и операционную эффективность, внедряя самые современные технологии, такие как искусственный интеллект, машинное обучение или блокчейн, которые реализуются в бизнес-потоках в программном обеспечении и не требуют для работы специалистов по обработке и анализу данных, технических экспертов или дополнительного оборудования. ».

Вот некоторые критерии выбора программного обеспечения, которые следует учитывать на всех этапах процесса выбора:

  • Функциональность и простота использования
  • Жизнеспособность поставщика
  • Технологии
  • Расходы
  • Поддержка и обучение
  • Отраслевой опыт
  • Реализация

Соберите команду и создайте план

Теперь пришло время для некоторых задач по управлению проектом. План реализации является наиболее важной частью процесса и требует большого внимания к деталям. Что касается группы реализации, вы должны проявлять такую ​​же осторожность при выборе членов. Вот несколько примеров ролей, которые необходимо заполнить:

  • Руководитель проекта
  • Исполнительный спонсор
  • Партнер по внедрению
  • Конечные пользователи
  • Члены функциональной группы из ИТ, финансового и производственного отделов вашей организации
  • Data Scientist, при необходимости
  • Заинтересованные стороны проекта

В группу внедрения должны входить представители всей организации, включая все задействованные отделы или отдельных лиц, использующих программное обеспечение. Очень важно включить конечных пользователей.

Собрав команду, вы можете разработать план управления изменениями . Кроме того, вы захотите создать график внедрения ERP, который может занять от пары месяцев до пары лет.

Ваш план управления изменениями должен учитывать такие задачи, как миграция данных, тестирование системы, прогнозирование затрат, обучение конечных пользователей и измерение рентабельности инвестиций по завершении проекта. В нем также должны быть установлены рекомендации по общению, тому, как справляться с простоями системы или любыми другими предвидимыми проблемами, возникающими в результате управления переходом в вашей организации.

Убедитесь, что у вас есть очень четкое договорное соглашение с поставщиком, чтобы вы понимали, что ваш контракт включает в себя решения и поддержку, а что нет. Узнайте, сколько времени займет реализация, аналогичная вашей, чтобы создать реалистичный график. Определите свои главные цели и не сворачивайте с пути, чтобы решение было полностью работоспособным, чтобы решить их в первую очередь, вместо того, чтобы пытаться сразу охватить слишком много вопросов. Получите информацию от людей, которые будут использовать решение на ранней стадии процесса. Заранее определите наиболее важные ключевые показатели эффективности для этих областей и создайте отчеты, необходимые для измерения того, насколько хорошо вы работаете по мере того, как компания становится продуктивнее с системой. В то же время вы также должны разработать дорожную карту для следующего набора приоритетов и убедиться, что по мере развертывания новых функций

Это отличный обзор элементов, которые следует учитывать при создании плана внедрения. Далее, мы собираемся получить немного больше технических.

Еще один выбор, который вам нужно сделать на этом этапе, — это использовать гибкий метод или метод водопада для реализации. Эксперты объясняют, почему они предпочитают традиционный "метод водопада":

Одной из последних тенденций является реклама использования Agile для внедрения ERP. За свою карьеру я работал над сотнями внедрений ERP. Но я также работал менеджером по продукту для ERP уровня 2, и в свое время я работал с командой разработчиков, чтобы перейти от традиционной методологии водопада к использованию Agile. Так что у меня есть некоторый опыт в обеих областях.

Я обеспокоен этой тенденцией в области внедрения, потому что фирмы используют ее больше как модное слово и маркетинговую тактику, пытаясь создать иллюзию, что это сделает процесс проще, чем он есть на самом деле. И мне кажется, что это просто обрекает бизнес на провал.

Внедрение новой ERP сравнимо со строительством дома. У вас должен быть план этажа, затем выкопать яму, залить фундамент, построить ее, провести электричество и т. д. Внедрение ERP ничем не отличается. Я не вижу смысла предлагать покупателю жилья установить минимальный жизнеспособный продукт на дату въезда, а затем пытаться работать над любыми более мелкими функциями, пока позволяет время. Вы также не должны делать этого с реализацией ERP. Если что-то вроде настройки всех ваших продуктовых маршрутов для производства важно, то это важно и должно быть сделано. Это не означает, что Kanban или SCRUM нельзя использовать в качестве инструментов для внедрения ERP, но это не означает 100% гибкости. С другой стороны, я думаю, что Agile — это творческий способ управления вашими инициативами по постоянному совершенствованию, поскольку он гибкий и позволяет вам работать с новыми функциями и функциями, когда это наиболее целесообразно».

Мы сравнили внедрение ERP с планированием свадьбы, а эксперты — со строительством дома. Уже заметили сходство? Хорошо продуманный план имеет решающее значение для успеха, но наш следующий шаг, составление бюджета, не менее важен.

Бюджетирование

Пришло время ответить на страшный вопрос: сколько стоит ERP? Это решение может стоить от нескольких сотен долларов до сотен или тысяч долларов.

Однако затраты на внедрение ERP известны тем, что превышают бюджет. Чтобы не выйти за рамки бюджета, когда вы получите число, которое вас устраивает, будет разумно немного увеличить его. Это связано с тем, что внедрение ERP сопряжено с риском множества скрытых или непредвиденных расходов, таких как проблемы с обслуживанием или оплата сверхурочных для сотрудников.

Иногда люди хорошо учитывают все реальные затраты, связанные с развертыванием ERP, но пренебрегают или недооценивают косвенные затраты, такие как время и ресурсы, необходимые для определения того, как вам нужно изменить существующие бизнес-процессы, чтобы получить наилучшие результаты. результаты с новыми решениями и обучением, чтобы повысить эффективность работы пользователей в новой системе. К сожалению, также слишком много случаев, когда покупатели ERP считают, что функции, которые, по их мнению, были включены в контракт, на самом деле таковыми не являются».

Но скрытые затраты — не единственная причина превышения бюджета на внедрение ERP.

Несомненно, 90% [или более] проектов ERP выходят за рамки бюджета. Я всегда предупреждаю клиентов о предположениях, которые входят в бюджет ERP, потому что именно предположения меняются… Мы оцениваем как минимум на 20% более консервативно, чем самая консервативная оценка, и, как правило, по-прежнему сложно придерживаться бюджета.

Проблема в том, готов ли клиент заранее принять то, что произойдет. Таким образом, у нас есть предварительная экономия и рекомендуемые бюджеты, но неизбежно, если бюджет клиента меньше рекомендуемого, он позвонит позже с этими проблемами.

Помимо того, что клиент думает, что он будет делать по сравнению с поставщиком ERP, другие всплывающие элементы включают дополнительное время, затрачиваемое на данные, рассмотрение проектных решений (настройки / конфигурации для того, чтобы они лучше всего работали для выполнения ключевых бизнес-требований) и дополнительные поддержка процессов (согласование людей, процессов и систем).

К сожалению, некоторые клиенты не думают, что они могут позволить себе инвестировать в поддержку процессов заранее; однако в конечном итоге они вкладывают больше, не планируя этого заранее. Это трудная ситуация, потому что это дорогое предложение; однако, поскольку от этого будет зависеть ваш успех в бизнесе на долгие годы, мы рекомендуем придерживаться консервативного подхода и заранее инвестировать дополнительные средства, чтобы вы стали одним из немногих избранных, добившихся успеха».

Поверьте экспертам: когда дело доходит до вашего бюджета на внедрение ERP, вы должны надеяться на лучшее и планировать худшее.

Перенос данных

Поздравляем! Вы добрались до шага переноса данных. Наконец-то пришло время претворить в жизнь тщательно разработанный план внедрения ERP.

Данные — это основа любой ERP-системы. При этом миграция данных требует от вас тщательности. Ошибки, допущенные на этом этапе, могут привести к серьезным последствиям в процессе реализации или после запуска. Например, проблемы с данными могут привести к дезинформации о вашем доступном инвентаре. Неверные данные о запасах могут нарушить работу вашей цепочки поставок, снизить удовлетворенность клиентов и многое другое.

Период переноса данных часто наступает, когда реализация выходит из строя или выходит за рамки бюджета. 

Самые большие «скрытые расходы», которые я видел в проектах ERP, — это недооценка необходимости очистки и преобразования данных. Слишком часто организация пытается приспособить свою новую ERP-систему к своим старым данным и процессам. Будьте смелыми и архивируйте как можно больше, чтобы избежать этих затрат».

Как упомянули выше, вам следует провести «генеральную чистку» ваших данных, чтобы избавиться от дубликатов и любой ненужной информации. Известно, что очистка и миграция данных — это рутинная задача, которая может стать очень сложной. Часто организации нанимают специалиста по данным или специалиста для помощи в этом процессе, особенно если у них нет ИТ-команды или они знают, что их данные в беспорядке.

Обучение

На этом этапе методологии внедрения ERP пора приступить к обучению конечных пользователей (если вы еще этого не сделали).

Мы в последний раз предупредим вас о сбое реализации; если пользователи не будут должным образом обучены тому, как использовать систему, весь проект и ваши усилия будут бесполезны. Плохое обучение, скорее всего, приведет к отложенному сбою, который медленно проявляется с течением времени, и пользователи так и не ознакомятся с системой полностью.

Те же риски возникают для тех, кто не продолжает тренировки после живых выступлений; Программное обеспечение ERP является сложным, и любые обновления системы, безусловно, потребуют дополнительного обучения.

Один из самых важных моментов, который следует учитывать, — понимают ли ваши пользователи, как система вписывается в их повседневные задачи. Выход в эфир — это гораздо больше, чем знание того, как ввести заказ на покупку или заказ на продажу. Наоборот, это умение справляться с возникающими повседневными ситуациями. . . Во многих ситуациях тратится так много денег, что проектная группа оказывает сильное давление на пользователей, говоря, что они «сопротивляются изменениям» или что они должны следовать «передовой практике», когда на самом деле они не понимают, как они будут выполнять жизненно важную часть. своих обязанностей. Затем при запуске все рушится, потому что пользователь был прав».

К сожалению, обучение пользователей обычно не является простым. Индивидуальное ролевое обучение, учитывающее индивидуальные потребности в обучении, — лучший способ гарантировать, что пользователи действительно поймут, как использовать вашу ERP-систему. Это требует некоторой оценки конечных пользователей для правильного выполнения.

Есть несколько различных курсов, которые вы можете пройти в рамках своего метода обучения. Многие поставщики программного обеспечения предлагают программы обучения, от личных занятий до вебинаров электронного обучения. Программы обучения, если они предлагаются, могут быть платными или входить в комплект. Это то, что вы должны обсудить с потенциальными поставщиками в процессе выбора программного обеспечения.

В качестве альтернативы вы можете пойти по пути обучения тренера, но он не будет работать как отдельный метод обучения:

... Если вы предполагаете, что ваша основная команда будет следовать принципу обучения инструкторов, это, вероятно, нереалистично. Несмотря на то, что каждая проектная группа хочет использовать метод обучения инструкторов, это не является реальной целью для 100% процесса. Дьявол кроется в деталях, и они потребуют дополнительных глубоких погружений, чтобы определить, как использовать систему для удовлетворения конкретных бизнес-требований. В наших проектах по выбору ERP мы отказываемся от стопроцентной оценки с помощью обучения инструкторов, потому что знаем, что это нереально...»

Таким образом, сочетание различных методов является наиболее эффективным и удобным подходом к обучению конечных пользователей. Вам нужно будет оценить свою организацию, чтобы решить, какой будет эта комбинация.

Тестирование системы и ввод в эксплуатацию

Наконец-то настал день, которого мы все ждали: ваша новая ERP-система заработала!

Тем не менее, постарайтесь не забегать вперед и не поддавайтесь искушению поторопиться с этим шагом. У вас еще есть работа.

Вам необходимо запланировать тестирование системы до и после официального запуска. Вам также необходимо подготовить свою организацию к простою системы. Помните: у вас не будет работающего программного обеспечения во время перехода к работе.

Системный тест должен дать вам уверенность в том, что интерфейсы и функциональные возможности программного обеспечения реагируют, способны обрабатывать данные вашей компании и, в конечном итоге, работать в соответствии с вашими требованиями. Вы должны протестировать систему, используя сценарии из реальной жизни, и убедиться, что ваши интеграции правильно подключаются. Не забудьте включить конечных пользователей на этом этапе.

Когда дело доходит до официального запуска или развертывания системы, у вас есть несколько вариантов выбора. Наиболее популярными являются подходы « большой взрыв» и поэтапный подход. В соответствии с другими рекомендациями в этой статье рекомендуется применять поэтапный подход, который позволяет развертывать систему поэтапно.

Эксперты утверждают, что «План ERP должен быть поэтапным везде, где это возможно. Слишком часто предполагается, что необходим один большой переход — как включение выключателя света. Гораздо лучше иметь небольшие, измеримые успехи, которые укрепляют уверенность в организации для следующих шагов».

Последующие задачи

Не так быстро — этот процесс не заканчивается, когда система работает. Да, теперь у вас есть работающая система ERP, но вы должны убедиться, что она работает. Задачи Post-Go-Live, такие как следующие, могут гарантировать успешное завершение внедрения.

  • Анализ рентабельности инвестиций
  • Оценивайте продуктивность сотрудников
  • Проверить удовлетворенность клиентов
  • Управление другими важными KPI компании

Помимо измерения воздействия вашего проекта, еще одна обязанность после ввода в эксплуатацию — управление обслуживанием и постоянным обучением. Эти задачи играют важную роль в долгосрочном успехе внедрения ERP.

Программное обеспечение ERP является нормой для всех предприятий. Allied Market Research прогнозирует, что размер мирового рынка ERP вырастет до 86 303 миллионов долларов в 2027 году. Если вы добьетесь этого, весьма вероятно, что ваша тяжелая работа окупится, и вы займете высокое место в рейтинге самых успешных внедрений ERP. список историй.

Последние мысли

Внедрение ERP — это не прогулка по парку, если у вас нет четкого плана. Универсальный первый шаг — собрать ваши требования к ERP . После этого вы можете использовать эту статью с ее экспертными советами и предлагаемой методологией в качестве руководства для вашего путешествия, чтобы избежать ошибок — мы надеемся, что она вам поможет!

Что вы можете рассказать о собственной реализации ERP? Пожалуйста, напишите комментарий ниже!

Ниже Вы можете высказаться по теме или оставить свои вопросы - узнайте больше информации!
Что такое XRM? И Как Стратегия XRM Может сэкономить Вам время и деньги

Что такое XRM? И Как Стратегия XRM Может сэкономить Вам время и деньги
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Итак, вы работаете в компании со сложными бизнес-процессами, которые требуют гораздо большего, чем может предоставить ти...
Варфоломеев А.Г.
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Управление изменениями для внедрения CRM/ERP: тематическое исследование

Управление изменениями для внедрения CRM/ERP: тематическое исследование
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Наш опыт показывает, что управление изменениями, связанными с технологиями, может быть успешным только при условии поним...
Мудрая Сова
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Управление изменениями: ключ к успеху внедрения CRM/ERP

Управление изменениями: ключ к успеху внедрения CRM/ERP
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Стратегии управления организационными изменениямиКогда производители и дистрибьюторы начинают разрабатывать стратегию вн...
Мудрая Сова
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Почему стоит выбрать комплексную реализацию проекта в строительстве?

Почему стоит выбрать комплексную реализацию проекта в строительстве?
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Против мнения
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю

Эффективность и производительность необходимы для успешного строительного проекта. Однако производительность находи...
Самоучка
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
person Опубликовал(а): Самоучка
Против аккаунта
Не нравится
Нейтрально
Нравится
Поддерживаю
Оцените статью:
person group filter_1
Ширина охвата темы
0
0
0
Глубина
0
0
0
Оценка автору
0
0
0

Чтобы увидеть комментарии, или написать свой, авторизуйтесь.

ВНИМАНИЕ: факты и мнения, высказанные в этой статье, являются личным мнением автора. BeText.ru не несет никакой ответственности за точность, полноту, пригодность или достоверность любой информации в этой статье.